PRIVACY POLICY “Whistleblowing”

 

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo n. 2016/679 (di seguito, anche, il “GDPR”) Le forniamo la presente informativa, relativa al trattamento dei dati personali dei soggetti che inoltrano le segnalazioni di cui al D.lgs. 24/2023.

 

IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO.

Alviero Martini S.p.a., con sede legale in Milano, Via Argelati 1/A, P.IVA 10271720152. Il Titolare ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati Personali (RPD o DPO), contattabile via e-mail all’indirizzo dpo@final.it.

 

LUOGO DI TRATTAMENTO DEI DATI.

I trattamenti connessi hanno luogo in Italia e non sussiste alcuna attività di trasferimento o diffusione all’estero o in Paesi extra UE. La gestione avviene coerentemente con la Procedura adottata da Alviero Martini S.p.a. (pubblicata sul sito internet), nel rispetto delle prescrizioni di cui al D.lgs. 24/2023.

 

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI.

I dati personali da Lei forniti sono utilizzati al solo fine di gestire e/o dare seguito alla segnalazione Whistleblowing da Lei effettuata.

 

DATI TRATTATI.

I dati personali trattati sono quelli contenuti nella Segnalazione: nel caso di utilizzo della piattaforma My Whistleblowing si tratta della posizione ricoperta, eventuali altre segnalazioni effettuate, descrizione della condotta illecita, indirizzo e-mail (non visibile al gestore della segnalazione) facoltativamente nome, cognome e codice fiscale (non forniti in caso di segnalazione anonima), numero di telefono, altri dati forniti volontariamente, ovvero forniti o richiesti successivamente per dare seguito alla Segnalazione.

Nel caso in cui si utilizzi la segnalazione orale o si richieda un incontro diretto, secondo quanto previsto dalla Procedura, i dati forniti saranno quelli richiesti e/o necessari per dare seguito all’informazione, garantendo comunque la riservatezza del segnalante.

 

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

La base giuridica in base alla quale vengono trattati i dati personali è data dall’obbligo giuridico derivante dalle previsioni di cui al D.lgs. 24/2023 (“Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante

disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”).

 

TEMPI DI CONSERVAZIONE

Coerentemente con l’art. 14 D.lgs. 24/2023, i dati personali forniti saranno cancellati entro il termine di cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, salvo l’insorgere di un interesse legittimo, connesso all’esercizio dei diritti in sede giudiziaria o stragiudiziale, che comporti la necessità di una conservazione maggiori.

 

CON CHI CONDIVIDIAMO I DATI RACCOLTI

Ai Suoi dati personali possono avere accesso i soli soggetti deputati alla gestione del Canale di segnalazione interna (Responsabile Ufficio Legale e Responsabile Amministrazione del Personale), che nel caso di utilizzo della piattaforma non possono visionare l’indirizzo e-mail da cui proviene la segnalazione. Inoltre, considerato che le segnalazioni Whistleblowing vengono inoltrate tramite il software My Whistleblowing, ai Suoi dati personali può avere accesso – esclusivamente per ragioni tecniche e di conservazione - il fornitore del predetto applicativo, nominato all’uopo responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. Potrebbero inoltre avere l’accesso consulenti esterni nominati responsabili del trattamento, tenuti in ogni caso a garantire riservatezza e confidenzialità.

È in ogni caso garantita la riservatezza del segnalante, secondo quanto previsto nella Procedura adottata ed in ottemperanza dell’art. 12 D.lgs. 24/2023.

In particolare, come prescritto dall’art.12 D.lgs. 24/2023:

- Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse;

- L'identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e dell'articolo 2-quaterdecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196;

- Nell'ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall'articolo 329 del codice di procedura penale. Nell'ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria;

- Nell'ambito del procedimento disciplinare, l'identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità;

- Il segnalante sarà avvisato mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, nella ipotesi precedente nonché nelle procedure di segnalazione interna ed esterna quando la rivelazione della identità della persona segnalante e delle informazioni è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta;

- I soggetti del settore pubblico e del settore privato, l'ANAC, nonché' le autorità amministrative cui l'ANAC trasmette le segnalazioni esterne di loro competenza, tutelano l’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante;

- La segnalazione è sottratta all'accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241, nonché dagli articoli 5 e seguenti del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33;

- Nelle procedure di segnalazione interna ed esterna di cui al presente capo, la persona coinvolta può essere sentita, ovvero, su sua richiesta, è sentita, anche mediante procedimento cartolare attraverso l'acquisizione di osservazioni scritte e documenti.

 

MODALITA' DEL TRATTAMENTO.

I dati personali sono trattati sia con strumenti automatizzati che con strumenti manuali e per le finalità sopra indicate. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. In particolare, l’utilizzo della crittografia nella gestione del canale interno costituisce una misura volta, fin dalla progettazione e per impostazione predefinita, al principio di integrità e riservatezza. 

 

DIRITTI DEGLI INTERESSATI.

Ai sensi e nei limiti di cui agli artt. 15-22 GDPR, all’interessato sono riconosciuti i seguenti diritti:

• l’accesso ai Suoi dati personali,
• la copia dei dati personali forniti (c.d. portabilità),
• la rettifica dei dati,
• la cancellazione di qualsiasi dato per il quale non ci sia più alcun presupposto giuridico per il trattamento,
• l’opposizione al trattamento ove previsto dalla normativa applicabile;
• la revoca del Suo consenso, nel caso in cui il trattamento sia fondato sul consenso;
• la limitazione del modo in cui trattiamo i Suoi dati personali, nei limiti previsti dalla normativa a tutela dei dati personali.

L’esercizio dei diritti può essere esercitato inviando una e-mail al Responsabile della Protezione dei Dati Personali.

L’esercizio di tali diritti può soggiacere ad alcune limitazioni, secondo quanto previsto dall’art. 2 – undecies D.lgs. 196/2003; in ogni caso, l’esercizio di tali diritti sarà precluso laddove possa comportare un pregiudizio alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.

 

L’interessato può in ogni caso, qualora ritenga che siano stati violati i suoi diritti, rivolgersi all’autorità di controllo per la protezione dei dati personali.

 

Milano, 11 dicembre 2023

 

Alviero Martini S.p.a.